مجموعه بخشنامه های ثبتی – فصل دواز

فصل دوازدهم – بازرسی دفاتر ازدواج و طلاق ( ۱۹۸ تا ۲۰۰ )
نحوه بازرسی دفاتر ازدواج و طلاق

بند ۱۹۸- رؤسای هر حوز ثبتی مکلفند دفاتر ازدواج و طلاق مقر اداره را اعم از اسناد رسمی و ازدواج و طلاق اقلاً ماهی یکبار و دفاتر خارج از مقر اداره را حداقل هر شش ماه یکمرتبه شخصاً یا بوسیله بازرس یا کارمند مطلع و مورد اعتماد طبق فرمهای پیوست ارسالی بازرسی نمایند و لازم است در تنظیم صورتمجلس بازرسی به نکات زیر توجه فرمایند:

۱- بازرسان موظفند کلیه نکات مندرج در فرم صورتمجلس بازرسی را با دقت کامل و رعایت ترتیب مقرر در فرم یک به یک دقیقاً بررسی و در هر مورد صریحاً اظهار نظر و در صورت مجلس بازرسی خود قید فرمایند.

۲- در امور مالی مراقبت و دقت بیشتری معمول و صریحاً معلوم نمایند سردفتر در رسیدگی های قبلی هم بدهی داشته یا خیر؟ و در صورت داشتن بدهی قبلی تاریخ پرداخت آن صریحاً در صورتمجلس قید و مدارک مربوطه را نیز ملاحظه و گواهی نمایند.

۳- چنانچه سردفتر و دفتریار بدهکار باشند تذکر دهند فوراً در پرداخت بدهی خود اقدام و قبض رسید حاکی از پرداخت را به بازرس مربوطه ارائه و شماره قبض رل در صورتمجلس منعکس فرمایند.

۴- در مواردی که امور سردفتری و یا دفتریاری دفترخانه به کفالت اداره میشود نام و نام خانوادگی کفیل را در صورتمجلس ذکر نمایند.

۵- هرگاه در عمل با مسائل دیگری مواجه شدند که در فرم به آن اشاره نشده و انعکاس آن در صورتمجلس ضروری باشد آخر فرم در قسمت توضیحات مطلب را قید فرمایند.

۶- در کلیه مواردیکه تهیه و تنظیم فهرستهای اشاره شده در فرم صورتمجلس ضرورت دارد مراقبت نمایند در هر مورد به تعداد فسخ صورتمجلس فهرست تنظیم و ضمیمه هر نسخه فرمایند.

۷- صورتمجلس بازرسی بایستی در سه نسخه با خط خوش و خوانا و واضح و ذیل هر یک از نسخ و ضمائم آن را سردفتر و دفتریار و بازرس اعزامی با ذکر نام و نام خانوادگی و تاریخ امضاء و دو نسخه از صورتمجلس تنظیمی را به اداره کل ثبت مناطق ارسال فرمایند.

۸- مسئولیت اجرای دستورات بالا و نظارت در تنظیم صحیح صورتمجلس بازرسی بر اسامی فرمهای پیوست ب مدیران کل هر منطقه ثبتی بوده که بایستی مراقبت کامل نمایند در گزارش و تنظیم صورتمجلس بتمام موارد مذکور در فرم جواب داده شده و به تمام ردیفهای مندرج در آن بترتیب به نحویکه محتاج به هیچ نوع مکاتبه و استیضاح مجدد نباشد رسیدگی قطعی و منجز بعمل آمده باشد.

۹- مقتضی است مدیران کل ثبت مناطق یک نسخه از صورتمجلس بازرسی و ضمائم آنرا برای رسیدگی و اقدامات لازم را به اداره کل امور اسناد و سردفتران ارسال فرمایند.

بخشنامه شماره ۸۷۷۹/۱۰-۷/۱۱/۶۴

فرم صورتجلسه بازرسی دفاتر ازدواج و طلاق منضم به بخشنامه شماره ۸۷۷۹/۱۰-۷/۱۱/۶۴ سازمان ثبت

۱- شماره دفتر ازدواج

۲- شماره دفتر طلاق

۳- محل دفترخانه و حوزه ثبتی

۴- نام و نام خانوادگی سردفتر

۵- نام و نام خانوادگی بازرس یا بازرسان

۶- شماره/ تاریخ حکم یا دستور بازرسی

۷- مرجع صدور حکم بازرسی

۸- تاریخ شروع و خاتمه بازرسی بعدد/بحروف

۹- شماره و تاریخ اولین تا آخرین سند بازرسی شده از سند شماره/…………………….. تاریخ…………………………. تا سند شماره/…………………….. تاریخ …………………………

۱۰- در صورت بازرسی قبلی دفترخانه: الف: شماره/ تاریخ اولین سد تا آخرین سند بازرسی شده قلبی: از سند شماره/ تاریخ ……………………

ب: نام و نام خانوادگی بازرس یا بازرسین قبلی

۱۱- اگر سردفتر کفالت دفترخانه های دیگری را نیز بعهده دارد مراتب با قید شماره دفترخانه و تاریخ کفالت ذکر شود.

الف: دفتر ازدواج

۱- به رعایت ماده ۱ نظامنامه دفتر ثبت ازدواج و طلاق، کلیه دفاتر موجود در دفترخانه مجلد بوده وتمامی صفحات آن دارای مهر و امضای نماینده دادستان میباشد، در تمام ثبتها رعایت شماره مسلسل شده و در ظهر صفحه اول و آخر دفاتر نیز تعداد کلیه صفحات با تمام حروف قید و ممضی و ممهور میباشد و از این حیث اشکالی بنظر رسید/نرسید که مشخصات دفاتر ناقص و توضیحات سردفتر بشرح زیر است:

۲- با ملاحظه وقایع ثبت شده در دفاتر موجود دفترخانه: از حیث حفط فاصله سطور و تصحیح و اضافه آنها و باقی ماندن محل سفید و ابطال محلهای مذکور و حذف کلمات زیادی و تصحیح و اضافات دیگر رعایت مواد ۳ و۴ و۵و ۶ نظامنامه دفتر ازدواج و طلاق مصوب ۱۷/۷/۱۳۱۰، شده است/ نشده است که مشخصات دقیق اینگونه ثبتها و چگونگی نقائص و توضیحات سردفتر بشرح ذیل است:

۳- امضای ذیل ثبتهای واقعه ازدواج ملاحظه و کنترل گردید و از این حیث رعایت ماده ۱۰ اصلاحی نظامنامه دفتر ثبت ازدواج و طلاق مصوب ۱۳۱۳ شده است/ نشده است که مشخصات ثبتهای ناقص و چگونگی امر و توضیحات آقای سردفتر بشرح زیر است:

۴- در ثبت وقایعی که با وکالت از طرف زوج یا زوجه انجا پذیرفته، ضوابط مقرر در ماده ۱۰- اصلاحی ۱۳۱۳ و ماده ۱۱ نظامنامه دفتر ثبت ازدواج و طلاق و سایر موازین قانونی رعایت شده است/ نشده است که مشخصات اینگونه ثبتها و موارد نقص آنها و توضیحات سردفتر به شرح ذیل اعلام میگردد:

۵- در مواردیکه زوج و زوجه یا یکی از آنها کر یا گنگ و یا کور بوده اند مراتب در متن و ستون ملاحظات ثبتهای مربوطه قید و به امضای آقای سردفتر رسیده است و از این جهت رعایت ماده ۱۲ نظامنامه دفتر ازدواج و طلاق مصوب ۱۷/۷/۱۳۱۰ شده است/ نشده است که موارد نقص مشخصات این قبیل ثبتها و توضیحات سردفتر بشرح زیر است:

۶- کلیه قسمتهای خالی و سفید دفتر چاپی ثبت واقعه ازدواج دقیقاً و با خط خوانا توسط دفترخانه تکمیل و پر شده است و محل خالی سفید تکمیل نشده در ثبت ها ملاحظه نشد و کلیه موارد مقرر در ماده ۱۳ نظامنامه دفتر ازدواج و طلاق رعایت شده است/ نشده است که فهرست مخشصات ثبتهای ناقص و توضیحات سردفتر ذیلاً اعلام میگردد:

۷- شروط ضمن عقد نکاح و یا ضمن عقد لازم دیگر که بین زوجین مقرر شده و مشترکاً توافق و پذیرفته اند به امضای هر دو رسیده و از نظر امضای ذیل شروط در ثبتهای مورد بازرسی نواقصی مشاهده نشد/شد که چگونگی امر و توضیحات سردفتر بشرح زیر است:

۸- چون برای اینکه سند ازدواج، سند رسمی محسوب شود علاوه بر سایر شرایط مقرر در نظامنامه دفتر ازدواج و طلاق و قانون ازدواج لااقل باید دارای شش امضاء بقرار ذیل باشد:

الف- زن و شوهر ب- مجری یا مجریان صیغه طلاق پ- دو نفر شاهد یا بیشتر- (و اگر مجری صیغه عقد ازدواج یکنفر باشد در اینصورت لااقل امضای سه نفر شاهده لازم است):

توضیحاً: در مواردیکه اجازه ولی زوجه نیز طبق مقررات مربوطه ضروری باشد بایستی دقت شود امضای ولی نیز ذیل ثبت دفتر وجود داشته باشد. لذا ثبتهای مورد بازرسی از این حیث نیز کنترل و اشکالی وجود نداشت/ داشت که مشخصات ثبتهای ناقص و توضیحات سردفتر بشرح ذیل اعلام میگردد:

۹- شماره مسلسل دفترچه های نکاحیه در ستون ملاحظات دفتر ازدواج قید شده و ثبتهای تکراری و یا الحاقی ملاحظه نشد/ شد که موارد نقص و توضیحات آقای سردفتر ذیلاً اعلام میگردد:

۱۰- در مورد آن قسمت از ثبتهائی که مهریه مقرره مال غیرمنقول بوده است برابر مقررات مربوطه مهریه غیرمنقول با استعلام قبلی وضعیت ملک و تنظیم سند جداگانه در دفتر اسناد رسمی به ثبت رسیده و ثبت دفتر از این حیث تکمیل است و اشکالی بنظر نرسید/رسید که موارد نقص و توضیحات سردفتر بشرح زیر است:

۱۱- در مورد ثبت واقعه ازدواج اتباع بیگانه کلیه ضوابط و موازین مقرر در ماده ۱۸ قانون ازدواج مصوب ۱۳۱۰ و آئینامه زناشوئی ایرانی با اتباع غیرایرانی و سایر موازین و مقررات رعایت شده است/ نشده است که موارد نقص و توضیحات سردفتر ذیلاً اعلام میگردد:

۱۲- وجوهی که تأدیه آن بطور اقساط زوجین مقرر شده نظیر سایر اسناد رسمی از قبوض اقساط رسمی استفاده شده است/ نشده است که چگونگی امر و توضیحات سردفتر بشرح زیر است:

۱۳- اعلامیه های ازدواج و حقوق دولتی متعلقه به آن و نیز حقوق دیوانی وضوع تبصره ۷۶ قانون بودجه سال ۶۳ کل کشور بطور مرتب و منظم و صحیح تأدیه و ارسال و دفترخانه از بابت حقوق دولتی مقرره بدهی نداشت/ داشت که در مورد واریز مبلغ ……………………….. ریال بدهی و کسر پرداختی مراتب به سردفتر تذکر داده شد و مشارالیه بموجب فیش شماره …………………………. تأدیه نمود.

۱۴- موضوع اخذ و نگاهداری پاسخ استعلامات مربوط به رجوع یا عدم رجوع زوجه مطلقه هنگام ثبت واقعه ازدواج و همچنین گواهی پزشکی و سایر مدارک مستنداتی که سردفتر ازدواج قانوناً مکلف به اخذ و نگهداری آنها میباشد و نیز تهیه و ارسال بموقع آمارهای ماهیانه و سایر اطلاعات خواسته شده توسط اداره ثبت متبوعه بطور دقیق و مرتب و منظم و کامل و صحیح توسط دفترخانه رعایت شده است/ نشده است که موارد اشکال و نقص و همچنین توضیحات سردفتر ذیلاً اعلام میگردد:

ب: دفتر طلاق

۱- با ملاحظه دفتر ثبت واقعه طلاق و مدارک و مستندات ثبتهای مورد بازرسی، دفتر طلاق موجود در دفترخانه از حیث شماره مسلسل ثبتها و قید شماره صفحات و نیز مجلد بودن دفتر، و ممضی و ممهور بودن تمام صفحات دفتر به امضای نماینده دادستان و نیز پلمپ آن و قید تعداد کلیه صفحات در ظهر برگ اول و آخر دفتر و حفظ فاصله سطور و نحوه حذف کلمات و جملات اضافی و زائد و تصحیح و اضافات و باقی نگذاردن محلهای سفید و خالی در دفاتر چاپی و تکمیل کلیه قسمتهای دفتر و همچنین اخذ رونوشت با فتوکپی مصدق شناسنامه و حکم قطعی صادره از دادگاه مدنی خاص برای ثبت طلاق و نیز اخطارهای قانونی صادره و رؤیت شده و مراعات فرجه و مهلتهای مقرر در بخشنامه ها و دستورالعمل های صادره و سایر مدارک و مستنداتی که سردفتر طلاق قانوناً موظف به اخذ و نگاهداری و مراعات آن است از جمیع جهات کامل و جامع است و در این موارد اشکالی بنظر نرسید/ رسید که موارد نقص و توضیحات سردفتر ذیلاً اعلام میگردد:

۲- امضاهای ذیل ثبت واقعه طلاق کنترل گردید و با توجه به مقررات و ضوابط مربوطه از این حیث اشکال بنظر نرسید/ رسید که موارد نقص و توضیحات سردفتر بشرح زیر است:

۳- آمارهای ماهیانه و سایر اطلاعات خواسته شده توسط واحد ثبتی متبوعه و اعلامیه ها بطور مرتب ومنظم و صحیح و بموقع تهیه و ارسال و حقوق دولتی مقرره و نیز حقوق موضوع تبصره ۷۶ قانون بودجه سال ۶۳ کل کشور صحیحاً وصول و ایصال و دفترخانه از بابت حقوق دیوانی مقرره بدهی و یا کسر پرداختی نداشت/ داشت که در مورد مبلغ …………………………. ریال بدهی و کسر پرداختی مراتب به سردفتر تذکر داده شد و مشارالیه بموجب فیش شماره ……………………….. تأدیه نمود.

۴- ثبتهائی که با وکالت از طرف زوج و یا زوجه انجام پذیرفته مدارک و مستندات لازم اخذ و ضوابط و موازین قانونی و بخشنامه ها و دستورالعملهای صادره دقیقاً رعایت شده است/ نشده است که موارد نقص و توضیحات سردفتر طلتق بشرح زیر است:

۵- آن قسمت از ضوابط و موارد مندرج در فرازهای ۱ تا ۱۴ بخش الف «دفتر ازدواج» که مربوط به دفاتر طلاق نیز میشود مورد بررسی و کنترل واقع و نقص و اشکالی بنظر نرسید/ رسید که چگونگی امر و موارد نقص و توضیحات سردفتر بشرح ذیل اعلام میگردد:

در مجموع با کنترل و ررسی واقعه های ازدواج/ طلاق ثبت شده در دفتر مورد بازرسی بغیر از موارد مشروحه فوق سردفتر ازدواج/ طلاق کلیه تکالیف و وظائف و ملاحظات مقرر در مبحث نکاح و طلاق قانون مدنی، قانون ازدواج و آئیننامه ها و نظامنامه های مصوبه در خصوص ازدواج و طلاق و همچنین کلیه بخشنامه های صادره از سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و سایر ارگانهای ذیربط را صحیحاً ایفا و مراعات نموده و مواردی که مغایر با قوانین ضوابط و مقررات باشد ملاحظه نشد/ شد که موارد مغایر و چگونگی امر و توضیحات سردفتر در این خصوص نیز بشرح زیر است:

این صورتجلسه در………………… نسخ تنظیم و در تاریخ بحروف/ بعدد به امضای سردفتر و بازرسین رسید.

محل امضاء سردفتر
محل امضاء بازرس یا بازرسان

نحوه بازرسی دفاتر ازدواج و طلاق

بند ۱۹۹- روساء هر حوزه ثبتی مکلفند دفاتر ازدواج و طلاق مقر اداره را اقلاً ماهی یکبار و خارج از مقر اداره را هر شش ماه یکبار دقیقاً از نظر اجرای تکالیف قانونی و مواردی که در فصل مربوط به ازدواج و طلاق در این مجموعه چاپ شده دقیقاً بررسی نموده و چنانچه تخلفی مشاهده نمودند با تنظیم و ارسال صورت مجلس که با امضای سردفتر متخلف رسیده باشد در دو نسخه حتی الامکان ماشین شده والا با خط خوانا جریان را گزارش نمایند و سردفتران ازدواج و طلاق خارج از مقر اداره مکلفند هر سه ماه یکبار دفاتر خود را برای رسیدگی بمقر اداره بیاورند و متصدیان امر باید ظرف سه روز رسیدگی و اعلام نظر نمایند.

بند ۲۳۱ مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال ۴۹ اصلاح شده

دفتر بازرسی

بند ۲۰۰- دفاتر رسمی ازدواج و طلاق باید دفتری بنام بازرسی داشته باشند که همیشه در دسترس بازرسان اعزامی قرار داده شود تا نتیجه بازرسی را درآن قید و امضاء نمایند.

بند ۲۱۰ مجموعه بخشنامه های ثبتی تا آخر سال ۴۹.