مجموعه بخشنامه های ثبتی – فصل ششم

فصل ششم – بازرسی دفاتر اسناد رسمی ( ۱۳۰ تا ۱۳۳ )

طرز رسیدگی به تخلف سردفتر

بند ۱۳۰ – در مواردی که گزارش مربوط به تخلفات سردفتران و دفتریاران است باید موارد تخلف ضمن صورتمجلس هایی که به امضاء سردفتر و دفتریار مربوطه رسیده باشد منعکس و موارد تخلف به طور صریح با قید شماره و تاریخ سند مربوطه در صورتمجلس قید شده باشد و دو نسخه از صورتمجلس را برای تعقیب سردفتر یا دفتریار ارسال و مدیر ثبت شخصاٌ نسبت به موارد تخلف اظهار نظر نموده و هر گاه تخلف مشمول مرور زمان شده باشد موضوع در گزارش قید شود.

اصلاحی بخشنامه شماره ۱۴۷۷۳۹/۲ – ۱۸/۱۲/۵۴

نحوه بازرسی دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق

بند ۱۳۱ – رؤسا ادارات مکلفند دفترخانه های تابعه مقر اداره را حداقل هر شش ماه یک مرتبه شخصاٌ یا بوسیله بازرس یا کارمند مطلع و مورد اعتماد طبق فرمهای پیوست ارسالی بازرسی نمایند و لازم است در تنظیم صورتمجلس بازرسی به نکات زیر توجه فرمایند:

۱- بازرسان موظفند کلیه نکات مندرج در فرم صورتمجلس بازرسی را با دقت کامل و رعایت ترتیب مقرر در فرم یک به یک دقیقاٌ بررسی و در هر مورد صریحاٌ اظهار نظر و در صورتمجلس بازرسی خود قید فرمایند.

۲- در امور مالی مراقبت و دقت بیشتری معمول و صریحاٌ معلوم نمایند سردفتردر رسیدگی های قبلی هم بدهی داشته یا خیر؟ و در صورت داشتن بدهی قبلی تاریخ پرداخت آن صریحاٌ در صورتمجلس قدی و مدارک مربوطه را نیز ملاحظه و گواهی نمایند.

۳- چنانچه سردفتر و دفتریار بدهکار باشند تذکر دهند فوراٌ در پرداخت بدهی خود اقدام و قبض رسید حاکی از پرداخت را به بازرس مربوطه ارائه و شماره قبض را در صورتمجلس منعکس فرمایند.

۴- در مواردی که امور سردفتری و یا دفتریاری دفترخانه به کفالت اداره می شود نام و نام خانوادگی کفیل را در صورتمجلس ذکر نمایند.

۵- هر گاه در عمل با مسائل دیگری مواجه شدند که در فرم به آن اشاره نشده و انعکاس آن در صورتمجلس ضروری باشد آخر فرم در قسمت توضیحات مطلب را قید فرمایند.

۶- در کلیه مواردی که تهیه و تنظیم فهرستهای اشاره شده در فرم صورتمجلس ضرورت دارد مراقبت نمایند در هر مورد به تعداد نسخ صورتمجلس فهرست تنظیم و ضمیمه هر نسخه فرمایند.

۷- صورتمجلس بازرسی بایستی در سه نسخه با خط خوش و خوانا و واضح تنظیم و ذیل هر یک از نسخ و ضمائم آن را سر دفتر و دفتر یار و بازرس اعزامی با ذکر نام و نام خانوادگی و تاریخ امضاء و دو نسخه از صورتمجلس تنظیمی را به اداره کل ثبت مناطق ارسال فرمایند.

۸- مسئولیت اجرای دستورات بالا و نظارت در تنظیم صحح صورتمجلس بازرسی بر اساس فرمهای پیوست با مدیران کل هر منطقه ثبتی بوده که بایستی مراقبت کامل نمایند در گزارش و تنظیم صورتمجلس به تمام موارد مذکور در فرم جواب داده شده و به تمام ردیفهای مندرج در آن به ترتیب به نحوی که محتاج به هیچ نوع مکاتبه و استیضاح مجدد نماشد رسیدگی قطعی و منجز بعمل آمده باشد.

۹- مقتضی است مدیران کل ثبت مناطق یک نسخه از صورتمجلس بازرسی و ضمائم آن را برای رسیدگی و اقامات لازم به اداره کل امور اسناد و سر دفتران ارسال فرمایند.

بخشنامه شماره ۸۷۷۹/۱۰ – ۷/۱۱/۶۴

امور مالی دفترخانه

الف: دفتر درآمد دفتر خانه بازرسی و حقوق دیوانی متعلقه به هر یک از اسناد تنظیمی با تعرفه و ضوابط مقرر در ماده ۱۲۳ – اصلاحی قانون ثبت و اصلاحیه های بعدی آن محاسبه و همچنین بهخای مندرج در اسناد تنظیمی با ارقام قید شده در دفتر ثبت سند و دفتر درآمد دفترخانه تطبیق داده شده و جمع صفحات نیز کنترل و با اقلام مندرج در صورتحسابهای ماهیانه تطبیق و نتیجتاٌ دفترخانه با توجه به حقوق دولتی متعلقه به اسناد مورد بازرسی و اقلام واریز شده به حسابهای مربوطه بدهی و کسر پرداختی: نداشت/ داشت که مراتب به سردفتر تذکر داده شده و مشارالیه مبلغ …………………………..ریال کسر پرداختی بابت حقوق دولتی اسناد تنظیمی را به موجب فیش شماره…………………………. مورخ ……………………. به حساب مربوطه واریز نمود. ضمناٌ فهرست کامل مشخصات اسنادی که بابت حقوق دولتی، کسری پرداخت داشت ضمیمه این صورتجلسه است.

ب: با ملاحظه دفتر گواهی امضای دفترخانه، تعداد گواهی های انجام شده جمعاٌ فقره بود که حقوق دولتی متعلق به آنها صحیحاٌ وصول و ابصال و اقلام آن در دفتر درآمد دفترخانه و نیز جزء صورتحساب ماهیانه منظور و حق السهم کانون دسردفتران و دفتریاران از گواهی جمعاٌ به مبلغ ……………………………….ریال پرداخت و دفترخانه از این بابت بدهی و کسری پرداخت نداشت/ داشت که مبلغ………………………… ریال کسر پرداختی با تذکر لازم به آقای سردفتر به موجب فیش شماره مورخ……………………….. تأدیه گردید.

پ: با ملاحظه سوابق مدارک موجود در دفترخانه، بابت بقایای ثبتی و یا هزینه تفکیک، و یا نیم عشر اجرایی بدهی و یا کسر پرداختی ملاحظه نشد/ شد که با تذکر مراتب به سردفتر مبلغ …………………………………….. ریال کسر پرداختی و بدهی مزبور به موجب فیش شماره ………………………….. مورخ ………………………… پرداخت گردید. ضمناٌ فهرست مشخصات اسنادی که بدهی و کسر پرداخت داشت منظم به این صورتجلسه است.

ت: قبوض سپرده و دفتر امانات دفترخانه ملاحظه و کنترل گردید. ردیف جمع دفتر ………………………….. و ردیف هزینه ……………………… و تعداد قبوض ……………………………. فقره بود و در این مورد اختلافی به نظر نرسید/ رسید که جهت رفع نقص آموزشهای لازم داده شد و در خلال بازرسی نقائص موجود مرتفع گردید. ضمناٌ موارد نقص و چگونگی امر به شرح فهرست منضم به این صورتجلسه است.

ث: نسبت به اقلام حق التحریر وصولی دفترخانه قبض لازم صادر و تسلیم و رسید اخذ شده بود و رقم عایدی حق التحریر در دفتر مربوطه صحیحاٌ ثبت و جمع بندی و با تعرفه قانونی تطبیق می نماید/ نمی نماید ………………………….. که موارد اشکال به شرح فهرست جداگانه منظم به اسن صورتجلسه است.

ج: میزان حق التحریر وصولی دفترخانه بابت اسناد تنظیمی مورد بازرسی جمعاٌ مبلغ ……………………….. ریال می باشد که سهمیه کارکنان از درآمد دفترخانه موضوع لایحه قانونی راجع به حق التحریر دفاتر اسناد رسمی و نحوه تقسیم آن مصوب ۱۳۵۹ طبق تعرفه و ضوابط مقرر در لایحه قانونی مذکور جمعاٌ ………………………….. ریال است که کلاٌ به حسابهای مربوطه واریز و دفترخانه از این بابت بدهی و یا کسر پرداختی نداشت/ داشت …………………………………. که مراتب به سردفتر متذکر و مشارالیه مبلغ ………………………………. ریال کسرپرداختی را به موجب فیشهای شماره ………………………………. پرداخت نمود.

چ: با در نظر گرفتن اسناد ناقص قبلی دفترخانه که در صورتجلسه بازرسی قبلی منعکس است و همچنین اسناد مورد بازرسی موضوع این صورتجلسه جمعاٌ تعداد …………………………… فقره اسناد ناقص در دفترخانه موجود است که فهرست مشخصات این قبیل اسناد و علل و جهات نقائص آنها به شرح فهرست ضمیمه این صورتجلسه می باشد و آن تعداد از اسناد ناقص قبلی که با رعایت مقررات مربوطه تکمیل شده کلیه حقوق دیوانی متعلقه به آنها صحیحاٌ وصول و ابصال و از اسناد مذکور رفع نقص به عمل آمده است.

امور فنی دفتر خانه

۱-ملاحظه دفاتر ثبت معاملات دفترخانه، کلیه صفحات هر دفتر دارای شماره مسلسل و مهر و امضای نماینده دادستان و نخ کشی و پلمپ شده بود و در شماره ثبت رعایت تسلسل گردیده و در تمام موارد قید مراتب عدم ثبت سند در ذیل دفاتر مراعات گردیده است/ نگردیده است که در این مورد تذکرات لازم داده شد و فهرست مشخصات موارد نقص و اشکال منضم به این صورتجلسه است.

۲- تعرفه قانونی حق الثبت و حق التحریر اسناد، به نحوی که در نظر عمومی قرار گرفته اشد در دفترخانه الصاق شده است/ نشده است که تذکر داده شده منبعد رعایت و الصاق نمایند.

۳- حقوق دولتی و میزان حق التحریر وصولی و بهای اوراق در صدر اسناد تنظیمی و در محل مصخصو خود و نیز در ذیل ثبت دفتر به تفکیک قید شده است/ نشده است که فهرست مشخصات اسنادی که رعایت این امر نشده ضمیمه این صورتجلسه است.

۴- بهنگام تنظیم کلیه اسناد، مفاضا حساب مالیاتی، شهرداری، پاسخ استعلام ثبت محل، قبض پرداخت مالیات نقل و انتقال و سایر مدارک و مستندات قانونی مقرر اخذ و پیوست سابقه اسناد تنظیمی دشه است/ نشده است که فهرست اسنادی که ضمائم و مدارک آن ناقص بوده و همچنین موارد نقص آنها به شرح پیوست این صورتجلسه است.

۵- برگ خلاصه معاملات و فسخ نامه ها به طور مرتب و منظم به ادارات ثبت محل ارسال و همچنین فرم اعلام وضعیت معامله وسائط نقلیه موتوری برای کلیه اسناد معامله وسائط نقلیه تنظیم و مرتباٌ به ادارات راهنمایی و رانندگی محل شماره گذاری خودرو فرستاده شده است/ نشده است که در خصوص ارسال مرتب آنها تذکرات لازم داده شد و فهرست اسنادی که برگ خلاصه معامله یا فسخ نامه و یا فرم اعلام وضعیت معامله وسائط نقلیه موتوری آنها ارسال نشده ضمیمه این صورتجلسه است.

۶- دفاتر قانونی دفترخانه موضوع ماده ۱۱ آئین نامه قانون دفاتر مصوب ۱۳۵۴ و تبصره ۲ الحاقی به ماده ۱۲۰ آئین نامه قانون ثبت کامل و مرتب و منظم بود و بر حسب مورد رعایت ماده ۲ اصلاحی آئین نامه قانون ثبت مصوب ۱۳۲۳ گردیده است.

۷- بطور کلی در جریان بازرسی مواردی که مغایر و مخالف با ضوابط و موازین مقرر در مواد ۴۹ تا ۵۳ و ۵۵ تا ۶۸ و ۸۶ تا ۸۹ و ۱۰۰ قانون ثبت اسناد و املاک و نیز مواد ۱۴ و ۱۸ و ۱۹ و ۲۱ و ۲۳ و ۲۹ الی ۳۱ و ۵۰ و ۵۱ و ۵۲ قانون دفاتر اسناد رسمی مصوب ۱۳۵۴ و سایر مقررات جاری باشد ملاحظه نگردید و در رابطه با نقائص جزئی نیز آموزشهای لازم به مسئولین دفترخانه داده شدو فرصت کامل مواردی را که رعایت مقررات و ضوابط مورد عمل و جاری نشده است نیز پیوست این صورتجلسه است.

توضیحات:

این صورتجلسه در……………………. نسخه تنظیم و در تاریخ بعدد / بحروف ……………………………………………………….به امضای سردفتر و دفتریار دفترخانه و بازرس/ بازرسان رسید.

ضمائم پیوست این صورتجلسه عبارتند از:

الف: امضاء سردفتر

ب: تاریخ امضاء دفتر یار

پ: تاریخ امضاء بازرس یا بازرسان

ت: تاریخ ادعای اشخاص حقیقی و حقوقی نسبت به تنظیم سند معارض در دفتر خانه

بند ۱۳۲ – هر زمان که از طرف شخص حقیقی یا حقوقی ادعای انجام معامله معارض در دفترخانه ای بشود لازم است فوراٌ بررسی دقیق و اعزام بازرس مطلع به دفترخانه و تحقیق لازم از سردفتر و دفتریار مورد اتهام با تنظیم صورتمجلسی که به امضاء سردفتر و دفتر یار (هر گاه دفتریار هم مورد اتهام باشد) خواهد رسید مراتب را به دادسرای شهرستان محل اعلام و چگونگی قضیه را با توضیح کافی (بطوری که نیاز بخواستن مجدد نباشد) و اضهار نظر صریح به مرگز گزارش دهند.

ذکر شماره و تاریخ اسناد ناقص در صورتجلسات بازرسی

بند ۱۳۳ – چون غالباٌ مشاهده شده که دفاتر اسناد رسمی سندی را که به امضاء اصحاب معامله نرسیده برای وصول حق الثبت موضوع ماده ۱۲۳ اصلاحی قانون ثبت بهای مورد معامله اسناد ناقص را به منبلغ کمی در سند قید و در موقع بازرسی همان مبلغ ملاک وصول حقوق دولتی قرار داده است و بعداٌ اسناد مذکور با اصلاح قیمت واقعی (مبلغ بیشتر) به امضاء رسیده و بعضی از سردفتران و دفتریاران دفاتر اسناد رسمی ما به التفاوت آنها را به حساب منظور ننموده و بازرسان بعدی هم آخرین بازرسی را مبدآئ رسیدگی قرار می دهند و در نتیجه وجوه عمومی لاوصول و تفریط می شود لذا به منظور جلوگیری از وقوع امر ، مقتضی است به بازرسان اعزامی به دفاتر ابلاغ نمایند در موقع رسیدگی به امور مالی صورت این قبیل اسناد را با ذکر شماره و تاریخ در صورتجلسه بازرسی منعکس و یادآور می شوند که در رسیدگی های بعدی موضوع را دقیقاٌ مورد توجه قرار داده و چنانچه در مبلغ اسناد مورد بحث تغییری حاصل شده باشد و مابه التفاوت آن به حساب منظور نشده باشد جزء بدهی دفترخانه محسوب و وصول شود. بدیهی است تخلف از این دستور موجب مسئولیت خواهد بود.

اصلاحی بخشنامه شماره ۸۲۷۱/۲ – ۲۵/۶/۵۴