مجموعه بخشنامه های ثبتی – فصل بیست

فصل بیست و هشتم – امور مالی و اداری وظائف مدیران مناطق و رؤسای واحدها و حسابداری ( ۴۰۱ تا۴۴۱)

وظائف مدیران مناطق و رؤسای واحدها و حسابداری بازرسی داخلی

بند ۴۰۱- مسئولین واحدهای ثبتی مکلفند:

الف: مدیران کل مناطق مکلفند حداقل ماهی یکبار واحدهای ثبتی تابعه را مورد بازرسی قرار داده و در صورت مشاهده تخلف و هرگونه بی ترتیبی ضمن ارشاد مسئولین نتیجه رسیدگی را ضمن معرفی متخلف به سازمان ثبت گزارش نمایند.

ب: عملیات مأمورین واحد ثبتی مربوطه را همه روزه دقیقاً بازرسی نموده و مخصوصاً امور مالی را از هر جهت تحت نظر مستقیم قرار داده و ماقبت نمایند کوچکترین غفلت یا تخلفی نشود.

ج: عمل مأمورین توزیع اظهارنامه و تحدید حدود را بلافاصله پس از انجام کار و قبل از پرداخت فوق العاده و هزینه سفر و سایر مأمورین را نیز حسب اهمیت وظیفه شغلی که دارند لااقل هر هفته یکمرتبه دقیقاً بازرسی و مراقبت کامل نمایند که کوچکترین غفلت و تخلفی نشود.

د: در هر مورد که هنگام بازرسی تخلفی مشاهده میشود و یا اطلاعی از وقوع تخلف و جرمی میرسد باید بلافاصه موضوع بطور وضوح و کاملاً روشن در صورتمجلس منعکس و یه امضاء متخلف برسد و در صورت استنکاف یا عدم حضور متخلف مراتب در صورتمجلس تصریح شود و جریان امر فوراً بدون اغماض در اجرای بند الف این بخشنامه به ثبت منطقه مربوطه گزارش و کلیه مدارک وقوع تخلف یا جرم را ضمن گزارش بفرستند.

بند ۲۳۰ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹ اصلاح شده.

محو آثار و علائم مربوط به رژیم گذشته از اوراق و مطبوعات مورد استفاده ادارات

بند ۴۰۲- در اجرای اوامر صریح و موکد حضرت امام خمینی رهبر انقلاب و بنیانگذار جمهوری اسلامی ایران (ره) مبنی بر لزوم محو هرگونه آثار و علائم مربوط به رژیم گذشته از اوراق و مطبوعات مورد استفاده ادارات و مؤسسات دولتی مقتضی است از بکار بردن اوراق و مطبوعات و اسناد اداری و ثبتی (اعم از بهادار و غیربهادار) که متضمن اینگونه آثار و علائم باشد اکیداً خودداری نمائید. مسئولیت اجرای دستور فوق بعهده شخص امضاء کننده اوراق خواهد بود.

بخشنامه شماره ۲۵۴۳/۱۰-۸/۴/۵۹

نحوه استفاده از کاغذهای واترمارک

بند ۴۰۳- پیروبخشنامه شماره ۲۵۴۳/۱۰-۸/۴/۵۹ چون هدف از بخشنامه صادره محو هرگونه آثار و علائم مربوط به رژیم گذشته بوده و انجام امر به کرات مورد سئوال قرار گرفته است.

در اجرای دستور صادره تذکار میدهد:

۱- در مواردی که قانون لزوماً تنظیم سند را بر روی اوراق بهادار پیش بینی نکرده استفاده از اوراقی که علامت جمهوری اسلامی در آن مندرج است بلامانع است.

در مواردی که برابر قانون برای تنظیم سند استفاده از اوراق بهادار لازم است چون اوراق بهادار موجود .اجد دو قسمت است بدینصورت که قسمت صدر آن دارای عنوان جمهوری اسلامی است لیکن در قسمت ذیل آن بصورت (واترمارک) آثار رژیم گذشته مشاهده میشود.

استفاده از صدر سند بشرط جدا کردن قسمت ذیل آن مانعی ندارد بدینصورت که قسمت صدر را از اصل جدا کرده و با ضم آن به کاغذ معمولی در تنظیم سند اقدام و قسمت ذیل آنرا که آثار رژیم منحوس گذشته در آن دیده میشود برای امحاء آن به کارپردازی سازمان ارسال دارند.

رسیدگی به وضع صندوق

بند ۴۰۴- رؤسا ثبت موظفند روزانه وضعیت حسابها و دفاتر و اوراق کارپردازی را مورد رسیدگی قرار دهند و حداقل ماهی یکمرتبه نیز با حضور نماینده دارائی و حسابدار و جمعدار وضعیت صندوق و اوراق بهادار را رسیدگی نموده ذیل دفاتر و صورت وضعیتها را امضاء و نتیجه رسیدگی را در چند نسخه صورتمجلس نموده یک نسخه به نماینده دارائی تسلیم و یک نسخه دیگر را با مدارک مربوطه ضمن گزارش جریان امر به دفتر تشکیلات و بودجه مرکز ارسال و یک نسخه را در محل بایگانی و نسخه ای نیز به ثبت منطقه متبوعه ارسال دارند.

نحوه تنظیم دفتر و نگهداری حساب اوراق بهادار

بند ۴۰۵- الف: دفتر حاوی ستونهای انواع اوراق بهادار را باید طبق نمونه تهیه شده وسیله سازمان ثبت تنظیم و مورد عمل قرار گیرد.

ب: دفتر مزبور باید حاوی موجودی برگهای بهادار، دریافتی از چاپخانه یا واحد اوراق بهادار یا کارپردازی یا دارائی محل حسب مورد مصرفی، موجودی، تحویل درآمد بحساب مربوطه باشد.

ج: در ستون مصرفی دفتر باید علاوه بر تعداد برگهای مصرف شده بهای آن نیز قید گردد.

د: در ستون تحویل درآمد شماره قبوض تحویل درآمد برگهای بهادار بحساب مربوطه قید میشود بطوریکه همیشه وضعیت اوراق بهادار قابل رسیدگی و کنترل باشد.

رؤسا ثبت مکلفند علاوه بر رسیدگی امور مالی دفتر مذکور وضع اوراق بهادار را نیز رسیدگی و کنترل نمایند (بند ۲۵۱ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹).

نحوه استرداد وجوه اضافه وصولی

بند ۴۰۶- چون طبق ماده ۴۱ قانون محاسبات عمومی مصوب ۱۵ دیماه ۱۳۴۹ وجوه اضافی دریافتی اعم از اینکه دریافت در سال جاری یا سنوات گذشته صورت گرفته باشد باید از درآمد وصولی مربوطه در سال جاری مسترد گردد. بنابراین در مورد استرداد اضافه دریافتی پس از اعلام کتبی مرجع تشخیص دهنده درآمد مربوطه مراتب را با قید شماره نامه مزبور موضوع استرداد و اینکه ضمن چه مبلغ و در چه تاریخ و به کدامحاب خزانه تحویل گردیده با تعیین شماره حسابی که وجوه مورد استرداد باید به آن حساب انتقال داده شود بخزانه اعلامنمایند تا خزانه پس از تطبیق مبلغ وصولی با دفاتر مربوطه در صورتیکه وجوه مزبور مربوط بحساب تمرکز وجوه در مرکز باشد با صدور دستور انتقال وجه از حساب مربوط بحساب سپرده یا حساب رد اضافه دریافتی اقدام کند و هرگاه مبلغ وصولی بحساب تمرکز وجوه دارائی شهرستان منظور و یا مستقیماً حساب خزانه تحویل شده باشد اجازه انتقال وجه از حساب تمرکز وجوه درآمد عنوان اداره دارائی صادر و رنوشت آنرا به بانک ملی ایران شعبه شهرستان مربوطه صادر نمایند.

ذیحسابان و همچنین ادارات دارائی شهرستانها مکلفند در موقع رد وجوه اضافه دریافتی مبلغ مود استرداد را با قید ماره چک و تاریخ آن در ستون ملاحظات دفتر درآمد در مقابل اصل مبلغ وصولی و همچنین در متن نسخ قبوض وصولی در رگ بستانکار قید و در دفتر درآمد جاری بعنوان برگشتی از درآمد مربوطه عمل نمایند و مدارک وجه استردادی را به ضمیمه حساب ماهانه درامد به اداره کل تمرکز حسابها و امور حسابداریها ارسال دارند.

در مورد اسنترداد اضافه دریافتی مربوط به مالیاتهای مستقیم نحوه عمل کماکان طبق دستور شماره ۲۶/۱۱۰۰۰۰-۲۳/۱۲/۴۸ خواهد بود

(بند ۲۷۶ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹).

ثبت شماره فیش وصول حقوق دولتی

بند ۴۰۷- در هر مورد از جمله اوراق اجرائی، شرکتنامه ها و نکاحیه و غیره که از مهر صول حقوق دولتس بجای الصاق تمبر استفاده میشود لازم است شماره فیش پرداختی در متن آن ثبت گردد.

وصول و ابصال حقوق دولتی

بند ۴۰۸- بموجب گزارش اداره کل امور مالی بعضی از ادارات ثبت و دفاتر اسناد رسمی درآمدهای وصولی خود را که بایستی به حسابهای مربوط در بانک ملی ایارن واریز نماید بعلت اینکه گاهی اوقات در نوشتن فیشها دقت لایم بعمل نمی آید و درآمد هر حساب بجای آنکه به حساب مربوط به خود واریز شود به حساب دیگر منظور میگردد، لذا مراقبت نمایند در موقع پرداخت درآمده به حسابهای مربوط دقت شود که اشتباهی رخ ندهد.

کسر مالیات از مال الاجاره موضوع تبصره ۶ ماده ۲۰ قانون مالیاتهای مصوب سال ۱۳۴۵

بند ۴۰۹- چون براساس تبصره ۶ ماده ۲۰ قانون مالیاتهای مستقیم که مقرر میدارد، سازمانهای دولتی و مؤسسات وابسته به دولت و کلیه اشخاص حقوقی مکلفند مالیات موضوه این بخش را از مال الاجاره هائی که پرداخت میکنند کسر و به اداره دارائی محل پرداخت نمایند و رسید مالیاتی آنرا بموجر تسلیم کنند.

لذا مفاد بخشنامههای شماره ۲۲۵۷۵- ۲۲/۸/۴۶ و ۲۶۸۴۹-۶/۱۰/۴۶ که طی شماره ۲۷۰۹۵/۲-۲۸/۱۰/۴۶ سازمان ثبت ابلاغ شده لازم الرعایه است.(بند ۳۰۲ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹ صلاحی شده).

ارسال پرونده به مراجع قضائی

بند ۴۱۰- در مواقعی که پرونده اجرائی مورد نیاز مقامات قضائی باشد باید اداره ثبت پرونده را وسیله یکی از کارمندان به آنجا فرستاده و پس از رفع نیاز اعداه دهنده و اگر نگهداری آن ضروری باشد کتباً ضرورت امر و مدت نیاز معلوم شود. (بند ۴۳۶ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹۹.

دادن سواد اوراق پرونده ثبتی

بند ۴۱۱- در هر مورد که درگواهی مرجع قضائی تصریح به دادن سواد برگ معین از پرونده ثبتی نشده باشد ارداه ثبت باید باستناد ماده ۳۰۴ قانون آئین دادرسی مدنی و ماده ۱۰۱ آئین دادرسی کیفری اشکال کار را از حیث اینکه وقوف اشخاص بهمطالبی از پرونده منافی حق صاحب پرونده بوده و مطالعه پرونده های مفصل مستلزم نظارت مأمورین ثبت و صرف وقت زیاد است و اشکالات متصور دیگر با ذکر توضیح به مرجع صلاحیتدار قضائی اعلام دارد.

هرگاه دادگاه در گواهینامه صادره مستند به ماده ۳۰۴ قانون آئین دادرسی مدنی مشخصات اجمالی برگ مورد نیاز را ذکر کند بطوریکه رفع ابهام باشد باید به تقاضای متقاضی ترتیب اثر داده شود. (بند ۴۲۰ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹).

دادن رونوشت و گواهی

بند ۴۱۲- کلیه اشخاص ذینفع میتوانند از اوراق راجع به خود که در پرونده مربوطه بایگانی است از ثبت محل و آراء هیئت نظارت و شورایعالی ثبت از دفاتر مربوطه به هزینه خود رونوشت گواهی شده اخذ کنند دادن رونوشت به غیر ذینفع محتاج بصدور و ارائه گواهی نامه مرجع صالح است. (بند ۴۴۹ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹).

وسائل نقشه برداری و مهندسی

بند ۴۱۳- وسائل نقشه برداری و مهندسی تحت نظر مستقیم رئیس اداره و سرپرست مهندسین بوده و فقط مواقع کار ثبتی بایستی دوربین و وسائل نقشه برداری توسط مهندس از اداره خارج شود ضمناً حفظ و نگهداری وسائل مزبور را به مهندسین و نقشه برداران متذکر میگردد که کلیه خسارات وارده بر دستگاههای نقشه برداری مگر در مواقع پیش بینی نشده (آتش سوزی و سرقت) که انهم بایستی ضمن تشریفات قانونی اعلام گردد بعهده رئیس اداره و مهندس ثبت میباشد و به مهندسین و نقشه بردارانی که با وسائل نقشه برداری جدید نقشه برداری مینمایند یادآور میشودکه بایستی با دقت کامل دستورالعمل کار نقشه برداری را مراعات نمایند و در صورتیکه نقشه هائی بدون توجه به اصول فنی نقشه برداری تهیه شود مورد مؤاخذه و حداقل توبیخ آنان و نقشه برداری مجدد با هزینه شخص آنان خواهد بود.

گزارش اشکالات و تخلفات پرونده ثبتی

بند ۴۱۴- در هر موردی که گزارش نسبت به اشکالات و اختلافات پرونده های ثبتی یا اجرائی میدهد نام متخلفین و بود و نبود سوء نیت را صریحاً ذکر کنند و مراتب را محرمانه مستقیماً جهت اقدام قانونی بسازمان ثبت اعلام دارید. (بند ۴۲۲ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹).

ذکر نام و سمت کارمند

بند ۴۱۵- الف: رؤسای ادارات و معاونین و کارمندان باید نام و نام خانوادگی و سمت خود را در محل کار نصب نمایند.

ب: رؤسا و معاونین و کارمندان و مأموران اجراء و ابلاغ باید قبل از امضای اوراق اداری، نام و نام خانوادگی و سمت خود را قید نمایند.

(بند ۴۴۴ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹).

تبدیل مهرهای سابق به مهرهای برجسته

بند ۴۱۶- بخشنامه به کلیه ادارات کل و ادارت ثبت مرکز و ثبت منطقه تهران و تبت نواحی و کلیه واحدهای ثبتی تابعه ثبت منطقه تهران و اداره اجراء و دوایر تابعه آن:

هانطور که اطلاع دارند اورق نامه ها و اسنادی که از ناحیه سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و واحدهای تابعه صادر میشود از ارزش و اعتبار و اهمیت ویژه ای برخوردار است و ماهیت اینگونه مدارک به اعتبار رسمیت و سندیت آنها اجاب مینماید که همواره بطرق مقتضی و قابل اعتناد صحت صدور آنها با وسیله اطمینان بخشی محقق و معلوم گردد که یکی از ابزار و عوامل حصول اطمینان مهور نمودن اوراق و نامه ها و اسناد صادره به مهر انحصاری و مخصوص واحدهای ذیربط سازمان ثبت است بنابراین ویژگی و خصوصیت مهم ضمن بررسیهائی که بعمل آمد ملاحظه شد اولاً هر یک از واحدها و ادارات ثبت بنحو متفاوت مهر ساده ای با عناوین و تیترها و علائم گوناگون و مختلف و بعضاً بسیار قدیمی و ناخوانا برایممهور نمودن نامه ها و اسناد در اختیار داشته و ثانیاً مهر ادارت ثبت بطریقه مطمئن و امن محفوظی نگهداری نمیشود و در نتیجه احتمال بسهولت قرار گرفتن آن در دسترس افراد غیرمسئول زیاد و نهایتاً امکان هرگونه سوء جریانی در استفاده از امهار مزبور وجود دارد، لذا به منظور فع این محظورات و ایجاد هماهنگی و اعمال رویه یکنواخت و اعتماد و اطمینان از اصالت نامه ها و اسناد صادره از ادارن ثبت و امکان حراست بیشتر از امهار اخیراً با توجه به استقرار نظام بودجه استانی در سازمان ثبت توسط اداره کارپردازی این سازمان مهرهای پرسی برجسته ای مخصوص هر یک از ادارات تابعه سازمان ثبت در مرکز و واحدهای ثبتی منطقه تهران به تعداد مورد نیاز هر اداره تهیه و آماده توزیع شده است که نهایتاً با اتخاذ این روش جدید مقرر شد منبعد هر اداره صرفاً دارای یک مهر برجسته اصلی برای ممهور نمودن کلیه نامه ها و اسناد و اوراق صادره و نیز یک مهر ساده ورود به دفتر اداره باشد و مهر اصلی با تظیم صورتجلسه ای منحصراً تحویل مسئول هر واحد خواهد شد تا بنحو مطمئن و صحیحی از آن استفاده و حفاظت و نگهداری و به هنگام ضرورت به تشخیص و با مسئولیت خود مهر مذکور را رسماً و مستنداً به مقام قابل اعتماد دیگر اداره تحویل نماید. علیهذا مقتضی است مدیران هر یک از واحدهای ثبتی مرکز و ثبت نواحی و کلیه واحدهای تابعه ثبت منطقه تهران در اسرع وقت کلیه امهار قبلی مورد استفاده اداره خود را بهر تعداد که موجود است به اداره کارپردازی سازمان ثبت تسلیم و دو نمونه مهر جدید ادارات و واحدهای تحت سرپرستی خود را تحویل و منبعد مورد استفاده قرار داده و در حفظ و نگهداری از آن نهایت کوشش را بعمل آورند.

ضمناً از تاریخ ۱۵/۵/۱۳۶۲ کلیه نمونه امهار قبلی ادارات مذکور از درجه اعتبار ساقط و تمام اسناد و اوراقی که از ادارات ثبت مرکز و واحدهای تابعه ثبت منطقه تهران صادر میشود فقط در صورت ممهور بودن به مهرهای رجشته جدید معتبر خواهد بود.

بخشنامه شماره ۳۸۹۷/۱۰-۸/۵/۶۲

مصاحبه

بند ۴۱۷- کارکنان سازمان ثبت مراقبت فرمایند هرگونه مصاحبه مطبوعاتی رادیوئی یا تلویزیون در مورد امور مربوط به سازمان ثبت مستلزم کسب اجازه قبلی از دستگاه متبوع میباشد.

(بند ۴۵۴ مجموعه بخشنامه های تاآخر سال ۴۹ مجموعه اصلاح شده).

مکاتبات با وزارتخانه ها و نمایندگان سیاسی

بند ۴۱۸- نظر به انحلال شعبه اجرائیات اداره سابق دادرسی ارتش و احاله وظائف آن به شعبه قضائی ستاد ارتش اخطارها و احضارها و امور مربوط به اجرا را مستقیماً به شعبه قضائی ستاد راتش ارسال دارید و سایر مکاتبات قضائی را که بعنوان ارتش باشد به دفتر سازمان قضائی ارتش ارسال دارند.

از تماس و مکاتبه مستقیم با سفارتخانه ها ونمایندگیهای سیاسی و کنسولی خارجی خودداری نموده و در هر مورد از طریق وزارت خارجه باید اقدام شود. در مورد استعلامات و مراجعات نمایندگیهای سیاسی خارجی که بوسیله وزارت امور خارجه به ادارت ثبت فرستاده میشود نتیجه اقدام را برای وزارت امور خارجه بفرستید. در مورد سازمان ملل مکاتبات باید از طریق وزارت امور خارجه بعمل آید.

(بند ۴۰۵ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹ اصلاح شده).

نامه های محرمانه

بند ۴۱۹- مقتضی است بمنظور رعایت مقررات حفاظت و حفظ مطالب نامه ها و گزارشهای طبقه بندی شده (محرمانه، خیلی محرمانه، سری، بکلی سری) اولاً ترتیبی داده شود که این قبیل نامه ها را در پاکت لاک و مهر شده که درجه آن در روی پاکت ذکر شده باشد در تهران به دبیرخانه سازمان ثبت با اخذ رسید تحویل تا بدون آنکه مفتوح شود بنظر ریاست سازمان ثبت برسانند و. در مناطق ثبتی اینگونه نامه ها مستقیماً به شخص مدیران کل تحویل گردد و در واحدهای ثبتی نیز به رؤسای واحدها تسلیم خواهد شد.

ثانیاً چون میبایست مندرجات و مفاد این نامه ها کاملاً مخفی و از دسترس افراد غیر مسئول و غیرمجاز خارج باشد لازم ات برای این قبیل امور بایگانی مخصوص ترتیب داده و مراقبت نمائید در پایان اوقات اداری هیچ نوع اسناد و نامه ای محرمانه که در جریان اقدام است روی میز نمانده و در قفسه های مخصوصی نگهداری شود تا بدین ترتیب مطالب مورد نظر بوسیله اشخاص افشا نگردد.

(بند ۴۴۰ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹).

کمیسیون مشورتی ادارات اوقاف

بند ۴۲۰- در مورد اعتراض به ثبت از طرف ادارات اوقاف باید رؤسای ثبت استان و شهرستان در کمیسیونی که با حضور رؤسای ادارات اوقاف تشکیل میشود حضور یافته و با رعایت غبطه موقوفه نظر مشورتی خود را اظهار نمایند.

(بند ۴۴۲ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹).

مراجعات بازپرس و دادیار

بند ۴۲۱- رؤسای ثبت مراقبت نمایند که هنگام مراجعه بازپرسان و یا دادیاران دادسرها با آنها همکاری شود.

(بند ۴۳۷ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹).

نگاهداری پرونده ها و مدارک اداری

بند ۴۲۲- پرونده ها و مداراک دارای بجز امور محرمانه نباید در کشوی میز و قفسه ها مخصوص کارمندان مخفی بماند و تنها رؤسای ادارات میتوانند مدارک مهم را نزد خود در قفسه مخصوص نگاهداری نمایند.

(بند ۴۴۵ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹).

طرز تشکیل و نگهداری پرونده ها

بند ۴۲۳- اوراق مربوط به پرونده ها باید بلافاصله در پرونده بایگانی و منگنه شده و فهرست آنها در ظهر پرونده نوشته شود.

(بند ۴۲۳ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹).

اخذ رسید در مقابل دادن پرونده

بند ۴۲۴ – تحویل پرونده به متصدیان داخلی اداره ثبت بدون استفاده از برگ رسید ممنوع است.

(بند ۲۴۲ مجموعه بخشنامه های تاآخر سال ۴۹).

مهندس و ارزیاب ثبت

بند ۴۲۵- رؤسای ادارات باید از وجود مهندسین و ارزیابان ثبت در مواقعی که کار مهندسی و ارزیابی ندارند در امور فنی و اداری استفاده نمایند.

مکاتبات با واحدهای ثبتی

بند ۴۲۶- مقتضی است از مکاتبه مستقیم با واحدهای تابعه نیروی سه گانه ارتش خودداری نموده و برای حسن جریان امور و تسریع در صدو.ر پاسخ های لازم در مواقع لزوم با واحدهای مربوطه مکاتبه نمایند.

(بند ۴۴۳ مجموعه بخشنامه های تاآخر سال ۴۹).

عدم قبول درخواست انتقال متقاضیان از سایر وزارتخانه ها قبل از جلب نظر سازمان

بند ۴۲۷- اخیراً مشاهده میشود که بعضی از مناطق ثبتی درخواست متقاضیان انتقال از سایر وزارتخانه ها و سازمانهای دولتی را که به واحدهای ثبتی تابعه خود قبل از کسب نظر از سازمان پذیرفته و اقدامات مقدماتی را انجام و سپس در خصوص موضوع کسب نظر مینمایند، چون این نحو اقدام از جهات مختلف برای سازمان مشکلاتی ایجاد نموده و در مواردی نیز سازمان را در مقابل عمل انجام شده قرار داده است، لذا مقتضی است دستور فرمایند از تاریخ وصول این بخشنامه اکیداً از ایجاد هرگونه تعهدی در این مورد برای سازمان خودداری و درخواست متقاضیان انتقال را ضمن اظهارنظر صریح در خصوص احتیاج واحد مربوطه وپیوست و محلی که برای متقاضی در نظر گرفته شده قبلاً بمرکز ارسال فرمایند تا سازمان ثبت با در نظر گرفتن اولویتها و نیاز واقعی واحدهای بعدی به ثبت منطقه مربوطه اعلام نماید بدیهی است که به متقاضی بایستی تذکر داده شود که اقدامات مقدماتی تا ابلاغ تصمیم متخذه سازمان ثبت در مورد پذیرش و همچنین تعیین پست و محل خدمت متقاضی هیچگونه تعهدی برای سازمان در مورد انتقال قطعی ایشان ایجاد نخواهد نمود و همچنین متقاضیان تا دریافت پاسخ نهائی سازمان از مراجعه مستقیم به مرکز مطلقاً خودداری نمایند و با توجه بمصالح و مقتضیات دستگاه انتخاب محل خدمت و پست سازمانی بعهده سازمان ثبت خواهد بود. انتظار دارد از این پسی نکات فوق را دقیقاً مراعات فرمایند.

بخشنامه شماره ۳۵۷۸/۱۰-۸/۶/۶۰

خلیج فارس

بند ۴۲۸- در مکاتبات رسمی مربوطه قید خلیج فارس الزامی است

(بند ۴۴۷ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹).

همکاری با شورای شهرسازی

بند ۴۲۹- ماده ۱۹ اساسنامه شورایعالی شهرسازی و تبصره یک آن که اساسنامه مزبور در تاریخ ۳/۴/۴۶ به تصویب هیأت محترم دولت رسیده برای اجرای مفاد آن ذیلاً نقل میشود:

«ماده ۱۹- ایجاد مرکزی برای جمع آوری اطلاعات اقتصادی، اجتماعی، جمعیتی، فیزیکی بمنظور شناخت مسایل شهری و منطقه ای و صدور دتورات لازم به طراحان و مجریان نقشه های جامع شهری.

تبصره یک- کلیه دستگاههای سازمانهای دولتی موظفند در صورت تقاضای شورا هرگونه اطلاعاتی را که شورا ضروری بداند در اختیار این مرکز قرار دهند».

شایسته است هرگونه اطلاعاتی را که شورایعالی شهرسازی در مواقع مقتضی بخواهند طبق تبصره مزبور در اختیار شورا بگذارند.

(بند ۴۵۲ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹).

وظائف مدیران مناطق در حل مشکلات

بند ۴۳۰- مدیران مناطق باید با توجه به جمیع مقررات و استفاده از تجارب و اطلاعات علمی و فنی و با قید مئولیت خود بترتیب رفع اشکال واحدای تابعه تحت مسئولیت خود را بدهند مگر اینکه راه حلی پیدا نشده و یا اظهار نظر منحصراً در صلاحیت سازمان ثبت باشد که این مطلب را بایستی صریحاً در گزارش خود قید نمایند. در مورد اشتباهات ثبتی مربوطه به هیأت نظارت که خارج از موارد مصرح در بخشنامه شماره ۱۴۰۰-۵۴ میباشد طبق دستور اشتباهات ثبتی و شکایت از رأی هیأت نظارت مندرج در این مجموعه باید عمل و رفتار شود و بطور کلی نسبت به مواردی که در قوانین و آئیننامه ها و مجموعه بخشنامه ها تعیین تکلیف شده کسب تکلیف ممنوع است تخلف از اجرای دستور فوق موجب مسئولیت شدید خواهد بود.

(بند ۴۱۹ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹).

رعایت نظم و انضباط اداری

بند ۴۳۱- پیروبخشنامه صادره از شورای سرپزستی وزارت دادگستری و پیرو تذکرات مکرر شفاهی و بمنظور ایجاد محیط اداری مناسب با شئون انقلاب اسلامی ایران مجدداً نکات زیر را بعموم همکاران و خواهران و بردران عزیر موکداً یادآوری نموده و اجرای آنرا صمیمانه انتظار دارد:

۱- ضمن عرض تشکر و سپاس از خانمهای همکار و خواهران ارجمندی که همواره روحیه تقوی اسلامی و خصائص خود را بمنصه ظهور و بروز رسانیده استدعا دارد از جهت لباس و ظاهر نیز موازین اسلامی و شئون والای زن مسلمان را دقیقاً رعایت نمایند.

۲- با آنکه موضوع لزوم رعایت نظم و انضباط اداری حضور و غیاب بموقع مکرراً مورد تذکار قرار گرفته ولی بعضاً بی نظمی هائی در این زمینه گزارش میگردد که شایسته همکاران محترم نیست لذا اقتضاء دارد ساعات خدمت و نظم و انضباط اداری را دقیقاً مراعات و در ساعات خدمت اداری به مقتضای روحیه انقلابی و اسلامی از هرگونه مسامحه کاری و سهل انگاری و خدای ناخواسته کم کاری و تعلل پرهیز فرمایند.

۳- همکاران محترم وظیفه دارند که در روابط خود با مراجعین و ارباب رجوع با ادب ومتانتی در خور عنوان جمهوری اسلامی ایران بوظائف اداری خود عمل فرموده و نسبت بحل و فصل امور خواهران و برادران مراجع نهایت سعی و اهتمام را بعمل آورند.

۴- آقایان مدیران کل و رؤسا ادارت و واحدها و مسئولین امور موظفند براجرای مفاد این بخشنامه و امور جاری ادارات و واحدهای تحت سرپرستی خود نظارت دقیق و دائم داشته و ضمن راهنمائی لازم همکاران اداری موارد تخلف و سهل انگاری و مسامحه و یا هرگونه اعمال خلاف شئونی را صریحاً و بدون پرده پوشی گزارش فرمایند.

بخشنامه شماره ۲۸۰۹/۱۰-۱۷/۴/۵۹

آمار اراضی و مستغلات و فرم نمونه ۵ دفتر تشکیلات

بند ۴۳۲- چون آگاهی از املاک و مستغلات متعلق به سازمان ثبت در شهرستانها و اطلاع از کیفیت و چگونگی وضع ساختمانها ومحلهای مسکونی ادارات ثبت حائز کمال اهمیت است لذا هر یک از واحدهای ثبتی شهرستانها در هر سال یکبار و در آخر فروردین ماه هر سال آمار مربوط به املاک و مستغلات متعلق به اداره ثبت (فرم نمونه ۵ دفتر تشکیلات) را دقیقاً تنظیم و مستقیماً به دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت اراسل دارند.

تذکر: بمنظور جلوگیری از اتلاف وقت کارکنان و صرفه جوئی هر چه بیشتر در مصرف کاغذ مقتضی است بجر آمارهای عملکرد و فعالیت ماهیانه (فرم نمونه ۱ و ۲) و آمار ماهیانه مشخصات پرسنلی کارکنان و دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق (فرم نمونه ۳ و ۴) و آمار ماهانه مشخصات شرکتهای ثبت شده (فرم منضم به دستور العمل شماره ۱۸۵۷/۲-۵۱/ت-۲۲/۱۰/۶۳ دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش و آمار) و آمار رونوشت مکاتباهات متبادله این واحدهای ثبتی و ادارات امور اقتصادی و دارائی محل راجع به واریز درآمدها، نسخ اضافی احکام کارگزینی، نسخ احکام مأموریت ومرخصی و غیر… (که فعلاً مورد عمل است) به ادارات مرکزی سازمان ثبت اکیداً خودداری و فقط نسخ احکام کارگزینی صادره را بطور دقیق و منظم و کامل و مرتب جهت ضبط در پرونده پرسنلی مستخدم و بررسیهای لازم به اداره کل امور اداری سازمان ثبت ارسال دارند.

بدیهی است هرگونه اطلاعاتی که ادارات مرکزی نیاز داشته باشند توسط دفتر تشکیلات و بودجه و آموزی و آمار سازمان ثبت مطابق فرمهای ماهیانه ارسالی واحدهای ثبتی شهرستانها در اختیار انان گذارده خواهد شد.

(اصلاح شده بند ۴۰۳ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹).

آمار درآمد

بند ۴۳۳- چون ارسال آمار درآمدهای وصولی از نظر تعیین میزان عوائد ثبتی و دفاتر در سطح کشور حائز کمال اهمیت و توجهاست بنابرانی مقتضی است اولاً در تنظیم آمار درآمدها (فرم نمونه ۱) نهایت دقت و کنترل ومراقبت را معمول و ثانیاً ارقام مندرج در آمار مستند به فیشهای بانکی و اسناد و مدارک مثبته و دفاتر مالی مربوطه باشد و ثالثاً پس از ارسال آمار نمونه ۱ به ثبت منطقه متبوعه نسخه ثانی آنرا که جزو سوابق اداره ثبت محل باقی میماند به گواهی اداره دارائی محل رسانیده و احیاناً چنانچه اقلام مزبور پس از تطبیق با سوابق اداره امور اقتصادی و دارائی محل تغییرات و مغایرتهائی حاصل نمود مراتب را متعاقباً جهت اصلاح ارقام به ثبت منطقه متبوعه و دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت اعلام نمائید. تأخیر در ارسال این آمار و یا عدم دقت در نگاهداری حسابها و تنظیم آمارهای مالی و بالنتیجه اشتباه ناشی از عدم دقت موجب مسئولیت شدید مسئولین ذیربط خواهد بود.

(بند ۴۰۱ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹ اصلاح شده).

آمار عملکرد و فعالیتها (فرمنمونه ۱ و ۲ دفتر تشکیلات)

بند ۴۳۴- رؤسای ادارت ثبت مکلفند همه ماهه میزان و کیفیت فعالیتها و عملکرذ کلیه واحدهای تابعه خود را به تفکیک نوع عملیات انجام شده و برحسب تکالیف و وظائف قانونی هر واحد گردآوری و تنظیم و پس از حصول اطمینان کامل از صحت اقلام اعلام شده در ستونهای پیش بینی شده در آمار نمونه ۱ بنحوی که فعلاً مورد عمل است قید و حداکثر تا پنجم ماه بعد به ثبت منطقه متبوعه ارسال دارند. ادارات کل ثبت مناطق نیز مکلفند پس از جمع آوری آمار عملکرد و فعالیتهای کلیه واحدهای تحت سرپرستی، اطلاعات و اقلام مربوطه را به تفکیک هر واحد پس از کنترل به فرم نمونه ۲ منتقل و پس از تکمیل کلیه ستونهای پیش بینی شده در فرم نمونه ۲ و جمع بندی نهائی و امضاء حداکثر تا دهم ماه بعد نسبت بع ارسال آمار فعالیتها و عملکرد واحدهای تابعه ثبت منطقه فرم نمونه ۲ به دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت اقدام لازم معمول دارند. تأخیر در اسال بموقع آمارهای مزبور و عدم صحت ارقام قید شده در آمارها موجب مسئولیت شدید خواهد بود.

(بند ۳۹۹ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹ که اصلاح شده).

طرز تهیه و تنظیم آمارهای ماهیانه

بند ۴۳۵

۱- به کلیه دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و حوزه تابعه دستور دهید حداکثر تا بیست و پنجم هر ماه آمار و مشخصات پرسنلی و نز عملکرد و فعالیتهای خود را مطابق اطلاعاتی که از طریق واحد ثبتی متبوعه آنها مطالبه میشود به اداره ثبت محل ارسال و چنانچه دفترخانه ای فاقد آمارمعاملات و یا وقایع ازدواج و طلاق باشد میبایست مراتب را کتباُ به اداره ثبت اعلامنماید، چنانچه دفترخانه ای در ارسال آمار ماهیانه تأخیر کند و یا در صحت اقلام دقت و توجه کافی و لازم معمول ندارد مراتب را فوراً گزارش نمائید تا شخص سردفتر تحت تعقیب قرار گیرد.

۲- در هر یک از واحدهای ثبتی و نیز در ثبت مناطق مسئولیت تنظیم آمارهای ماهیانه به یکنفر از کارکنان منظم و دقیق و علاقمند و فعال محول نمائید که با نظارت مستقیم آقای رئیس اداره ثبت همه ماهه آمارهای واصله از دفاتر و واحدهای تحت سرپرستی اداره ثبت را در دفتر مخصوص ثبت و پس از کنترل دقیق و مقایسه آن با ماههای قبل و حصول اطمینان از صحت اقلام اعلام شده در نمونه های آماری ۱ و ۲ و ۳ و ۴ و ۵ که پیوست است قید نمایند.

سایر مسئولین واحدهای تابعه ادارت ثبت مانند بایگانی، دفتر املاک، ثبت شرکتها، اجراء حسابداری و … موظفند در آخر هر ماه آمار عملکرد و فعالیتهای خود را بطور جداگانه مطابق اطلاعاتی که آقای رئیس اداره ثبت و متصدی تنظیم آمار ماهیانه مطالبه میکنند، تهیه و تنظیم و به مسئول مربوطه تسلیم نمایند، تا پس از جمع آوری و تلفیق و بررسی دقیق نسبت به انتقال اطلاعات بر روی فرمهای مربوطه و ارسال آنها به ثبت منطقه متبوعه و دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش و آمار حداکثر تا پنجم ماه بعد اقدام نمایند.

۳- چون با تجزیه و تحلیلهای آماری و تحقیق و بررسی بعضاً مشاهده میشود که ارقام مندرج در بعضی از ستونهای آماری مربوط به عملکرد و فعالیت ادارت ثبت غیرواقعی و ناصحیح و خصوصاً در تعیین موجودی پرونده ها اعم از ثبتی و یا اجرائی و یا تعداد پلاکها و دفاتر املاک و یا اسناد مالکیت صادره و … نظائر آن با واقعیات تطبیق نمی نماید بنابراین شایسته است با اتخاذ تدابیر لازم و تمهید مقدمات امر مسئولین هر قسمت با استفاده از اوقات فراغت همکاران خود ترتیبی اتخاذ نمایند که ارقام مندرج در آمارها تماماً صحیح و جامع و واقعی و قطعی بوده و از اعلام ارقام واهی و عاری از حقیقت پرهیز نمایند.

به دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت دستور داده شده با توجه به آمارهای واصله از ثبت مناطق و واحدهای ثبتی به اجرای دقیق این بخشنامه نظارت کافی نموده و نتیجه را گزارش نمایند و چنانچه بعضاً مشاهده شود که آقایان مدیران کل ثبت مناطق و آقایان رؤسای ادارات ثبت آماری را بدون توجه و اطمینان کامل از صحت اقلام و مندرجات آن گواهی نموده و به مرکز ارسال دارند، آمار و شخص آقای رئیس قبت بعنوان صدور گواهی خلاق واقع تحت پیگرد قرار خواهند گرفت.

(بند ۴۰۰ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹ اصلاح شده).

آمار پرسنلی(فرم نمونه ۳ و ۴ دفتر تشکیلات پیوست است)

بند ۴۳۶

۱- ادارت ثبت مکلفند آمار کارگزینی هر ماه را در نمونه های مخصوص آمار پرسنلی (فرم نمونه ۳) که حاوی وضع استخدامی و مشخصات کلیه کارکنان است و همچنین آمار دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق حوزه تابعه فرم نمونه ۴ را که حاوی مشخصات و وضع کلیه دفاتر تابعه واحد ثبتی میباشد در دو نسخه دقیقاً تنظیم و منتهی تا پنجم ماه بعد یک نسخه آنرا به دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش و آمار سازمان ثبت و نسخه دیگر را به ثبت منطق متبوعه ارسال دارند.

۲- در آمار مذکور وضع کلیه پرسنل نیز دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق ابوابجمعی واحد ثبتی را قید و چنانچه احیاناً بنا بعلل و جهت مختلفه حالت اشتغال نداشته و در آن ماه حالات استخدامی دیگری نظیر تعلیق، انفصال، معذوریت، مرخصی، مأموریت ترک خدمت و غیره داشته باشند، مراتب را در ستون ملاحظات توضیح دهند و ثبت مناطق نیز مکلفند منتهی تا پنجم ماه بعد امار کارگزینی ابوابجمعی ثبت منطقه خود را طبق فرم نمونه ۳ تنظیم و به دفتر تشکیلات و بودجه و آموزش سازمان ثبت ارسال دارند (بند ۳۹۸ مکرر مجموعه بخشنامه های تاآخر سال ۴۹ که اصلاح شده).

حق الثبت و بقایای ثبتی ملک در جریان ثبت

بند ۴۳۷- در اجرای ماده ۲ آئیننامه مربوی به ماده ۱۲۰ قانون ثبت مصوب سال ۱۳۲۵ و اصلاحات بعدی آن ادارت ثبت باید در مورد املاک در جریان ثبت که برای انجام معامله از دفاتر اسناد رسمی استعلام وضعیت میشود در صورتیکه ملک سابق ارزیابی داشته باشد بمأخذ ارزیابی و در صورتیکه ملک سابقه معامله داشته باشد و مبلغ مورد معامله بیش از میزان ارزیابی باشد بمیزان مبلغ مورد معامله و اگر سابقه ارزیابی نداشته باشد و معاملاتی هم قبلاً نسبت به آن نشده باشد بمأخذ قیمتی که هنگام تقاضای ثبت از طرف متقاضی ثبت تعیین شده بقیه حق الثبت و سایر حقوق دولتی و بدهیهای ثبتی ملک را تعیین و به دفاتر اسناد رسمی اعلام و تذکر دهند و در صورتیکه معامله به مبلغ بیشتری انجام گیرد ما به التفاوت بدهی ثبتی را تا مبلغ مورد معامله نیز احتساب و ارسال دارند و در مورد نقاطی که ارزش معاملاتی املاک اعلام شده است ملاک عمل ارزش معاملاتی ملک خواهد بود. دفاتر اسناد رسمی نیز مکلفند بقایای ثبتی را به هنگام معامله اعم از معامله قطعی یا با حق استرداد وصول و ظرف مهلت پنج روز مستقیماً به حسابهای مربوطه واریز نمایند و باستظهار به قسمت اخیر ماده ۱۲۰ قانون ثبت در مورد معاملات اجاری و پرداخت وام به منظور کمک به کشاورزان و مؤسسات کشاورزی و دامداری میتوان از اخذ بقایای ثبتی فعلاً خودداری و البته تصفیه حساب این قبیل املاک در موقع معامله قطعی یا صدور سند مالکیت بر طبق مقررات مربوطه بعمل خواهند آمد، ضمناً ادارات ثبت در پاسخ استعلام دفاتر اسناد رسمی باسد تعرفه حق الثبت متعلقه را (هر ده هزار ریال …….. ریال) را تعیین و اعلام دارند.

حق الثبت موضوع ماده ۱۰۴ مکرر

بند ۴۳۸- منظور از حق الثبت مذکور در ماده ۱۰۴ مکرر آئیننامه قانون ثبت بطوریکه در ماده مزبور تصریح شده همان حق الثبت در دفتر اسناد رسمی است که باید پس از ارزیابی اعیانی به مأخذ مذکور دریافت گردد.

(بند ۲۵۶ مجموعه بخشنامه تا آخر سال ۴۹).

اخذ دو برابر حق الثبت موضوع ماده ۱۵ قانون ثبت

بند ۴۳۹- بعد از پرداخت دو برابر حق الثبت اگر متقاضی باز هم هنگام تحدید حدود حاضر نشد انجام تحدید حدود موکول به مراجعه بعدی متقاضی و پرداخت مخارج اعلان اختصاصی خواهد بود.

(بند ۲۶۰ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹).

تعویض اسناد مالکیت برگی به کتابچه ای و بهای آن

بند ۴۴۰- در مورد اسناد مالکینت برگی که قبلاً صادر و بعلت عدم مراجعه مالک در پرو.نده باقیمانده و اینک که مالک برای دریافت آن مراجعه میکند چون اسناد مزبور منسوخ و باید بجای آن سند مالکیت کتابچه صادر گردد و به مالک تسلیم شود بدیهی است بهای سندمالکیت جدید طبق نرخ قانونی وصول و سند مالکیت جدید (کتابچه) تسلیم خواهد شد.

(بند ۲۷۸ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹).

تمبر و وکالتنامه

بند ۴۴۱

(بند ۳۰۶ مجموعه بخشنامه های تا آخر سال ۴۹).